作为行政新人,初入该领域你是否会有些紧张、万千头绪,不知如何上手?


不管是实习生or转岗跳槽的兄弟姐妹们,小知速来给你支支招,让我们一起少走弯路!



上手前首先了解相关工作内容



万事开头难,对于行政新手来说,提前了解相关工作内容可以迅速帮助行政新人打开效率大门!


1
明确工作职责


我们应尽快了解自己的业务方向和负责模块,知道自己负责的工作内容,让心理有个方向预期。


应聘行政岗位时看到的职位详情与描述,是我们首先要了解的工作板块。


其次,行政新人也可以通过询问部门领导or同事,明确自己的工作职责。


最后还可以结合各部门需求和现状,确定好自己的工作职责知道自己做的事能发挥什么效果。



2
了解公司制度和文化


当我们明确自己的工作职责以后,近一步就是要掌握公司的制度。





一方面包括了公司的整体管理制度、公司历史以及文化发展理念、所在公司的办公职场氛围等;


另一方面了解公司对工作的要求、流程,以及审批、汇报机制,还有行政工作相关绩效考核标准等。





行政工作是在公司大框架下进行的,只有了解公司文化与制度才能更好地开展工作。



3
了解需要使用的工具


说到工具,我们可以分为两种:一是公司惯常使用的办公工具,二是自己认为可以在工作中适用且能够提高效率的工具。


对于行政而言,最常规的包括企业内部沟通的软件比如钉钉、飞书、企业微信等;还有与工作内容密切相关的数据处理软件、打印设备的使用...等。工欲善其事,必先利其器。了解公司系统和所有行政常用工具,会让整个工作事半功倍。



除了公司常用的办公工具以外,新人还需要学会能提升行政办公效率和效果的工具,比如老行政们推荐过的:图怪兽、剪映、马卡龙、CS全能扫描王、有道云笔记、鲨鱼记账...



建立行政思维及知识素养

为开始工作做准备



想要更近一步着手行政工作,就要从以下三方面进行优化。


1
培养行政岗位应有的思维与思考逻辑


简单来说,就是对行政岗位要有自己的思维方式,不可人云亦云。


首先是成本意识。对于行政这种花钱相对较多的部门来说,有效控制成本、为企业省钱,就是价值最大化。


其次是服务意识。树立服务意识,站在公司的立场上为大家打造最优质的办公环境,不断提高员工满意归属感,让员工为公司发挥其最大的价值。


最后是全局观。考虑问题要全面多角度,立足公司的长远发展,避免因小失大。



2
具备工作内容相关的基本知识和素养


新人转行政可能对工作内容有误解,觉得行政岗位没什么难度。其实不然,行政工作涉及众多领域,每个板块都有专业知识需要学习。



前人经验是在职场中最好的老师,首先我们可以通过向部门内同事学习去知晓整个行政的学习模块。在前人提携的前提下,能够让我们上手行政工作时少走弯路。


外部拓展也是尤为重要的渠道。比如:加入行政相关的社群,在群里互相交流沟通、分享经验;利用自己的时间自主学习相关课程和书籍,不断提高自己的行政素养等。



3
加强「沟通」


新人刚入职时肯定有很多方面不了解,想要快速融入职场、掌握工作内容,主动沟通是关键


你可以:

与专门带领你的同事沟通:新人来到,一般都会有一个同事专门带领你熟悉工作。不论是工作内容还是公司制度,你都可以通过他去了解。


与其他同事多沟通:部门内部之间沟通可以增进感情,帮你快速融入集体;跨部门沟通可以让你充分了解各部门之间的需求,于开展具体工作有益。


🚩🚩🚩


这里有一个小tips:如果你很不幸遇到一个敷衍式带你的同事,什么都不教给你,该怎么办?


这时候不要慌,你可以把这个同事和领导拉一个群,每天在群内反馈信息沟通工作。有领导在场,他一定会配合的。



正式接触工作后

为自己制定清晰的规划



工作一段时间后,对自己的将来要做出可实施的落地计划,无论是短期还是长期,一定要适合自己。


1
制定短期工作计划


行政的工作多且复杂,当我们作为新手上路时,初期一定要列出计划清单。


首先,当天的工作内容安排是重点。接触工作后,记录每日工作内容,安排优先级,避免出现手忙脚乱的现象。


其次做好周月计划,在散乱工作的内容当中找到工作逻辑与价值。


再然后是复盘。阶段性总结工作,及时拿出自己的疑问与同事请教;通过总结找到可以补足之处,制定相应的学习计划;总结可提升工作效率的方法,缩短工作磨合期时长,尽快熟悉工作内容。



2
找寻擅长方向,补足短板


工作一段时间能掌握基本工作内容后,你会发现自己的擅长以及不擅长的工作方向。


对于擅长的重点方向,重点发展。在自己擅长的领域发展是成功的关键,也能够不断提升自己,积累丰富经验。


对于不太擅长的工作方向及时补足短板以后的工作才会更加得心应手。



3
制定长期发展计划


对工作本身和行业都有所了解后,需要制定长期的发展计划。


无论是1年、3年,还是5年,甚至更长的时间,当你对自己开始制定长期发展计划时,也就意味着你的人生在向上发展。



于行政这一行业来说,职业发展的不同阶段需要不同的企业规模去支撑,制定长期发展计划才能让自己持续成长,实现身为行政的价值。


又或者根据自身能力,考虑调整自己的工作方向,把经验运用到今后其他的岗位上。


条条大路通罗马。总而言之,制定长期计划就是对自己的未来负责。



小知有话说

刚毕业选择做行政的盆友们,职场如战场,除了小知给你们提供的“硬件”以外,还要有一定的自驱力!包括适应力、自主学习能力等,多学多问多练,才能更快速的上手行政工作哦~💪








最后:


行政工作,看似容易,实际谁做谁知道,每一块砖都有它的脾气,搬就对了。


以上小知为你支的招,希望能让你少走弯路哦~


身为行政新人,固然要面对很多困难,但也会有很多有趣的事情等着你。加油!




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