国庆假期结束,年会的筹建也该提上日程了。


提起年会,相信没有一个行政不头疼的。无论是传统的线下年会,还是近两年开展的线上年会,两者都非常耗费时间和精力,一不小心就会踩坑。


那么,到底怎么做才能办一场完美的年会呢?



线下年会


传统的线下年会的组织包含非常多方面,每个小细节都需要考虑到位,在前期一定要做好计划和准备工作,才能保证当天顺利进行。



PART1.
明确年会主题



年会不仅仅是一种用来庆祝年节的形式,更是一次公司业务成果展示以及大型员工激励活动,所以在主题的确定上,要花一些心思。


首先,要结合公司的定位和发展阶段,主题不仅要总结这一年的工作结果,还要为明年的工作开一个好头,所以主题要综合考虑之后再做决定。例如,经历了2020年疫情后,很多公司2021年的年会主题都围绕“涅槃”、“逆境”、“绽放”、“更新”等。


其次,可以征求领导的意见,便于明确年会的目的是“增强凝聚力”还是“奖励/庆功大会”,确定年会的基调。


最后,还可以向员工征集,思广益,可能会有意想不到的新创意和新灵感。另外,要避免年会主题定调过于“高大上”,一些“接地气”的主题往往更能赢得全员的欢迎。


当然,也可以延续往年的年会主题思路让年会主题有递进关系,成为可以体现公司发展趋势的系列性年会。




PART2.
确定基本信息



初步拟定年会的人数和时间,并以此为依据确定后续的部分。


(1)
预算申请


各公司的预算制定方式不同,有的是已经有明确的年会预算,行政只需做好预算分配即可;有的则是需要行政来申请这部分预算。


在申请预算时,一般提交2-3个方案。


要根据当年的预算剩余情况,以前几年的年会预算为参考,先给出一个中等的预算方案,再分析公司的经营状况,给出一个偏高或偏低的预算方案,从而确定最合适的预算方案。


(2)
确定场地


在场地选择上,可以参考以下几个因素:


A.
场地类型

一般的场地选择包含酒店、体育馆、会议中心、剧场等。如果想做一场不一样的年会,可以选择酒吧、创意仓库、游乐场、滑雪场、甚至是海边和游轮等。(当前,前提是预算允许)


根据不同的场地类型,可以策划对应的年会节目方案。普通的场地以节目观赏为主,互动性比较强的场地,则可以游戏体验为主。


B.
场地设备

看场地方是否提供桌椅等基础设施,特别是一些舞台硬件设备,比如大屏、音响、灯光等。如果场地方都能提供的话,可以省下一笔场地搭建的部分预算。


C.
周边交通

场地位置也很重要。较远的场地一般远离市区、环境优美,需要考虑是否安排车辆和住宿等;较近的场地交通便利,可以考虑让员工自行前往,组织人员要提前查看交通方式、联系停车场等。


D.
服务及安全设施

要检查场地的服务和安全设施,例如卫生间位置远近、是否配有消防栓、逃生通道等。


如果年会涉及用餐环节,要提前与场地沟通是否带餐、餐食规格以及酒水问题等。还要注意会场卫生问题,例如配备垃圾桶等。


无论是何种场地,一定要去现场确认,提前沟通好细节,避免后期再出现因为信息不对称而产生的矛盾。


另外,根据不同地区的防疫和消防要求,大型会议活动都需要提前备案,一定要与有关部门问清楚审批时间及材料,尽早准备。以下为审批材料参考:


A.包括承办者的合法成立证明及安全责任的身份证明

B.主办方委托承办方的委托书

C.重大事件的应急疏散预案

D.安保预案

E.消防预案

F.大型活动安全管理责任书

G.大型社会活动安全许可责任表

H.年会现场的人员身份标识

I.安检的人数统计

J.现场的秩序维护及人员疏导措施

K.车辆停放及疏措施

L.保安公司的全套资质

M.疫情防控的管理办法

(一般可向场地方咨询相关材料模板,或直接委托活动供应商代为办理)


注意:在确定场地时,一定要向场地方问清楚,如果年会因为疫情影响不能如期举行,是否可以改期或取消,并将该内容落实到合同里。




PART3.
制定工作计划



为了进一步推动年会落地,可从不同部门抽调人员组成“年会项目小组”,保证年会策划及执行阶段的沟通时效,也能得到不同的角度的反馈意见,让年会筹备工作更顺利。


年会工作计划其实就是“财”和“人”的分配,自身难以解决的部分则通过供应商来解决。


(1)
预算分配


预算一般包括场地、搭建和布置、外部人员聘请、物料道具、礼品(包括伴手礼和奖品)、及餐饮交通住宿等,可参考往年情况来制定。


在分配时要注意考虑成本的机动性,可分为固定成本、可变成本、应急成本三个部分。





(2)
工作进度安排


由于年会的筹备时间跨度大、工作内容琐碎,所以需要一份详细的工作进度安排。为了保证能在年会开始前完成所有的准备工作,可采用“倒推法”来梳理流程。




定好重要时间节点后,就来拆分各阶段的任务,一定要注意明确责任人,用以督促各部分的顺利进行。


推荐使用“甘特图”来管理项目进度,具体形式可参考下表:



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(3)
供应商选择


供应商可以选择总包或分模块外包,委托给一家服务商总包,较为省心,沟通也比较容易;分模块按需外包,例如创意、执行、采购等模块,则更为灵活。


两种方式各有好处,可按照往年情况及项目预算选择。




PART4.
策划年会内容



年会的内容是让员工了解企业文化最直接的方式,无论是前期的宣传,还是节目的设计,不仅要体现年会主题,更要新颖有趣。


(1)
前期宣传


年会作为承前启后的大型活动,一定要做足前期的宣传。


可采用多次不同内容的剧透宣传,剧透内容可以是年会主题解析、主视觉和场地布置设计图、创意节目、重磅奖品等,引起员工的兴趣。


宣传形式除了普通图文形式外,还可以拍摄一些有故事情节的趣味视频,让宣传活起来,更贴近员工的日常工作和生活,提高员工的参与度。


(2)
节目设计


设计节目是最考验创意的环节,一般年会内容策划,可从以下四个方向出发:




A、公司战略方向:年会作为承前启后的大型活动,是传达公司战略目标和企业文化价值观的好时机。除了领导讲话外,也可以通过语言类节目从侧面体现。

B、员工关怀方向:对一些公司来说,年会可能是唯一全员参与的活动,所以要多方面传达员工关怀。可以通过宣传视频、街采视频、员工故事视频等方式呈现。

C、趣味娱乐方向:也就是年会的重头戏,歌舞改编、相声、小品等。如果能鼓动领导出个节目,那一定会锦上添花。

D、特色福利方向:无论是奖项表彰,还是现场抽奖,都是员工期待的环节,也能迅速让场子热起来。




为了保证活动的顺利进行,要将各环节的议程做好详尽的安排,并通过彩排让每个人都熟悉流程,确保活动当天万无一失。


年会活动流程可参考下表进行制定。



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PART5.
统筹活动现场



准备工作全部完毕后,在活动当天一样不能松懈。


为了避免活动现场出现意外状况,可以按照不同的区域,划分责任人。





现场负责人:整体把控现场整体情况

主会场负责人:监督主会场内部的大事小情严格执行,保证员工体验

控台负责人:对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控

前台负责人:负责签到体验、安保有序

搭建负责人:搭建也要严格控制进度,确保在活动开始前,完成场地交付。这也是除主会场外,最重要的板块负责人

物料负责人:物料运输、管理、发放、回收

摄影摄像负责人:对接好活动记录人员,安排记录重点环节




还要保证各部分之间的沟通,利用对讲机、微信群等,保证出现特殊情况时,可以迅速定位相应单位进行补救。


另外,活动当天还有一些注意事项。


注意事项
TIPS

A、做好节目物料备份,防止突发的物料丢失。

B、电脑、话筒等重要电子设备,最好都多准备一个,避免设备罢工。

C、如果是室外场地应注意天气情况。

D、时刻关注噪声、火灾隐患等,保证年会安全进行。

E、年会结束后,检查现场遗落物品,最好回收工作。



线上年会



从疫情开始,年会逐渐开始从线下向线上转型。线上年会的思路与线上年会大致相同,不同的只是呈现形式有变化,那么线上年会又有哪些需要注意的点呢?


PART1.
拟定方案阶段



线上年会虽然没有了现场参与的气氛热烈,但却可以利用很多的技术手段,实现线下无法实现的创意呈现形式。


所以在拟定方案时,在确定好主题后,可以先确定内容呈现形式,在此基础上寻找场地和技术供应商等,再确定后续的工作内容。


(1)
内容形式


在内容形式上,可以考虑以下几个方面:



A、节目呈现方式:直播还是录好之后转播

B、主持方式:除了主持人,还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与

C、互动方式:除了常规弹幕等形式,还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式

D、抽奖方式:抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等


确定好内容呈现形式,可以去选择合适的演播厅,例如若需要虚拟背景或特效制作时,可选择绿幕厅;若不同的节目需要的场景不同,还需要提前做好场景布置,考虑多机位切换等。


选用不同的内容形式,在预算的分配上也要做好相应的调整。


(2)
推进计划


线上年会的推进部分跟线下年会在很多部分都不同,对应的时间线也会有所区别,但都可以使用倒推法确定时间线,并通过甘特图来细化流程。



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PART2.
落地执行阶段



确定好方案后,就可以开始操作了,操作阶段需要注意以下几个部分。


(1)
前期宣传


由于线上年会并不需要员工亲自到场,所以要在前期做好充足的宣传工作,确保年会的消息通知到位,提高员工的参与度。


如果线上设计了沟通互动和抽奖环节,也要提前在通知中写明互动参与方式,避免因为员工操作失误而造成误会。


(2)
彩排及测试


除了节目的现场彩排之外,最重要的是直播设备的测试,需要注意以下几个方面:



A、服务器承载能力测试,按照最高在线人数、最高互动次数来测算,避免服务器崩溃。

B、彩排过程中,注意现场的电线线路、控台排布、网络宽带等是否有问题。

C、利用不同设备收看直播,看画面是否有卡顿、丢帧等问题,测试互动抽奖等功能是否正常。

必要时可以请懂技术的同事一起做好验收工作,收集问题统一反馈。


(3)
活动现场


在活动现场也要梳理各项流程,明确各部分的负责人,特别是技术部分,做好相应的应急预案,必要时可以切换备用线路,保证直播的顺利进行。



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#NOTICE

其实做线上年会,大家最后只要记住3点就够了。


1、确保现场网络流畅。


2、找一个稳定的企业直播平台,最好自带年会上需要的互动功能,并提前测试平台的稳定性和相应功能。


3、一定要找专业的摄像团队和视频制作团队。



虽然每年的年会,都是行政工作量最大的时候,但缕清工作思路后,按照计划一步一步的施行,就能让工作轻松很多。


无论是线上还是线下,在年会结束后,一定要做好总结复盘工作,每一次的经验积累都是成长的过程。


最后,预祝大家今年能都能举办一场出彩的年会。



-END-



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