新一年开始,又到了制定年度行政部预算的时候。


关于如何做好行政年度预算,我们写过多文章,针对有经验的熟手第一次做的小白都提供了不同的思路南(文末会有跳转链接)


但细节决定成败,今天小知想着重为你们讲制定年度预算里非常关键的一环:年度行政数据使用与记录。往期数据记录不但是制定新年预算的基础,也能在使用记录过程中反馈预算的合理程度,成为预算优化的依据。尤其对很多公司里之前没有关于预算花费、固资记录等资料的行政伙伴来说,从现在起制定一份年度预算花费记录表非常有必要!





第一步:给事项分类




记录预算花费可不是简单列一个Excel表那么简单,想要做一份真实可用的记录表可大有讲究!首先就是将各事项清晰分类。


开始划分项目分类前,首先可以咨询财务部设定好的科目类别,确保行政科目与公司财务科目对应,以便后期核对审批以及使用调整。


然后你可以从本年度的预算数据中归纳具体费用科目,并根据本年度计划罗列项目类别,搭建基本的费用类型。比如:



a. 日常预算

支撑公司日常运营与服务所产生的开支,包括日常办公费、服务费、办公区维修费、车辆使用费、租赁费、员工福利费、物业管理费用、招待费、培训费等。可以按用途、按资源或需求、按成本等维度分类。


*日常预算类别示例(部分)



b. 项目预算

基本可以拆分成活动类项目与装修类项目。比如场地相关的包括租赁、布置等费用;活动相关的包括礼品、物料等费用;装修类的包括设计、监理、保险、装饰、家具等。


假如公司新一年度有举办活动及租赁搬家的计划,那就应该另外设立项目预算。通过对整体项目实行预算梳理及管理,可以方便观察项目的投入与成效,有利于最终复盘总结。



c. 资产预算

置办或采购固定资产时发生的费用开支。包括办公设备、办公家具等设备采购费用和购入房屋时发生的装修费用、空调安装等房屋类费用。此外,为了节约成本,到期更换设备可根据企业需求评估,低于总设备的数量进行配设和采购。


*资产预算类别示例


如果你仍旧对分类无从下手,可以查找参考行政技能地图上的预算项目分类。


还有两个小tips给你:


 1、 除了通过工作项目分类整理数据,你还可以从时间角度倒推今年每月发生的费用支出,查缺补漏补充进你的项目分类里,避免漏掉某个项目使后续分析出现较大误差。


 2、 如果你司有多个办公地,就需要确认你定制的记录范围是总公司全部预算、还是只需要负责所在分子公司、城市、办公区...的预算





第二步:制定统一模板




年初就要进行的行政费用记录,制定统一的模板和记录规则很重要,一定不可省略!


1、明确取值维度


制定行政预算,除了每月会发生的固定费用外,还有很多事项需要以月度取值或以项目取值,所以制定人需要先确定每个项目发生的取值维度。


由于数据繁杂、某些费用支出可能跨越多个月份等,你可以按月取值、特殊情况按次取值、月度之间数值有变化取平均数等,从而得出本年度每月费用与重大事项单独的费用。不仅让结果清晰明了,还可留做案底以供来年对比参考,方便总结归纳行政工作。


每月会发生固定费用的事项可能有:绿植、卫生清洁用品、饮用水、餐饮福利、下午茶、保安保洁等;


可能按月/季度发生的费用有:办公用品、能源费(比如夏季空调冬季取暖)、设备维护等;


需要按项目计费的有:装修、搬家、固资盘点、大型活动如年会/周年庆等。



具体如何取值需要行政人根据自己企业情况来确定。


*行政年度预算模板


2、制作模板,进行使用人员培训


行政团队数据记录时,如果每个人记录逻辑都不一样,在摘选过程中就很容易出错。尤其当涉及到异地办公的数据记录统计时,没有统一的模板和逻辑及分类简直是灾难🤦‍♀️


日常费用记录模版,可以分年度和月度,记录预算金额和实际发生金额,通过对比查看预算制定不合理的地方,方便后续修正。



拓展:当你有了几年的数据记录基础后,可以将它们横向对比,优化提交给领导看的总年度预算表。比如你可以使用今年费用预估+上一年费用对比然后适当添加备注。这样写清楚预估逻辑,还有上一年的数据可以增加在表格里做对比,在上级审核时更有参考意义。



具体模版类型有很多,大家可以根据自己的需求制作,文末也有一下模版可以下载。


模板及计算公式制定好后,还要记得培训全体参与记录的人员,达成统一。除了口头培训,你还可以将它写成一份管理文件⬇️


*费用管理文件(部分)





第三步:检查与优化




制定完模版开始收集,并不代表此项工作结束,你还需要根据日常记录中的反馈,对这项工作流程和模版进行检查,并根据模版记录的日常数据对未发生的事项预算进行合理优化。


01
检查数据及收集方式


数据检查,主要是检查预算数值容易发生出入的地方


检查重点:每个明细的单价和数量是否有较大出入;实际发生与预算的计算维度有无出入;检查收集数据的子表是否出现错误;每月总和与季度数据是否一致、季度总和与年度费用是否一致等...


其次,还需要收集大家记录收集与模版使用过程中的反馈,优化收集方式、任务分配、整体流程等。



02
优化未发生项目预算


在实际工作过程中,预算实际发生额和拟定数额会出现差异。行政需要根据实际数据的记录与分析,合理对之后未发生的数据进行优化,达到整个年度的预算平衡,不要花超。


未发生数据优化,不能盲目划掉费用,要根据实际情况分析,在不影响正常办公的情况下进行。例如库房是否可以合并使用或以季度租赁代替全年租赁、办公绿植是否可以适当减少一部分、福利提供方式上是否可以优化等。


对本年度项目的必要性进行等级划分,有利于缩减非必要性的成本开支。可按以下等级标准进行项目划分:


固定项目 ★★★

等级最高,是必须支付的费用。包括房屋相关成本(房租、物业费等)和公司相关成本(执照、会费等)。

变动项目 ★★☆

等级次之,属于必须有且可减少的费用。但减少的成本不能影响到日常办公。例如,办公费用。

非必须项目 ★☆☆

等级最低,取消之后不会影响正常办公的项目。比如环境布置、福利、保险、公共招待耗材、团建等一系列费用。


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最后,制定行政预算是一个系统的大工程,制定的过程也是对你「对工作掌握程度」的考验。想要看年度预算如何制定?


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