当公司发展战略提出办公室整合的要求时，行政应该怎么做？

本篇文章是知行《地产实验室》的第一期，我们请来地产五大行之一的世邦魏理仕（CBRE），为企业行政输出一些关于办公室面积整合的干货内容。

一起来看——

• 要了解企业整合的动机和目标，以及公司领导对企业未来发展的愿景；

• 明确整合各项需求，包括面积、人员规模，以及区位需求；这个阶段，行政可以提前做员工调研，了解员工对办公室整合的想法和期许；

• 收集分析租约到期情况，规划合适的搬迁时间；

• 明确企业的整合预算，寻找符合需求和预算的项目。

另外还要注意，办公室越多，或整合需求面积越大，项目也就越复杂，行政更应提早规划。一般来说，规划整合时间应不低于8-12个月；如果整合项目面积过万，则至少需要提前18个月提前规划。

要考虑Opex运营成本+Capex投资成本支出，具体分别涵盖：

• 装修成本：

① 不同租区的交付状态会影响装修投入，比如与毛坯水泥地的交付状态相比，网络地板无需企业再自行处理地面，节省了装修费用；

② 另外，企业的某些特殊需求也会影响装修成本，比如对电力、承重、IT机房等的特殊要求；

③ 合理的空间规划不仅能够提高空间使用效率，还能节省成本，所以企业可通过寻求专业机构进行空间规划，打造多样化的空间使用功能。

• 旧办公室复原装修费用

• 办公家具费用

• 其他办公设备

• 搬家费用

企业行政首先要了解写字楼市场现状如何。企业做整合需求面积较大，因此要首先根据市场情况了解可供自己选择的范围是什么。专业的顾问代理公司拥有更丰富的项目资源，建议企业根据自身需求向其策略顾问寻求选址建议。

从目前来看，多数整合项目会考虑到以下主要因素：

1） 整合项目预算与预期成本

2） 公司品牌和形象的提升

3） 锁定较长租期，以满足未来长期发展的需要

4） 整合项目应对业务的影响最小化，并对未来业务增长起到促进作用

5） 尽量减小对员工的影响，为员工提供一个舒适、高效的办公环境

可以将项目委托给专业的顾问代理公司，策略顾问在整个租赁谈判的过程当中，会根据企业客户的需求，并结合对市场的深刻了解，帮助其筛选最适合自身的楼盘。

同时在谈判中，策略顾问会帮助企业客户锁定最有利最灵活的租赁条件，比如优先扩租权、以及整合项目分期收房的可能性。这些灵活的租赁条件会在租赁合同中详细规定。

2. 制定周密的房地产策略

3. 通过切实有效的策略，创造谈判砝码

4. 充分运用顾问公司的专业性、市场影响力、渠道、政府关系以及业主关系等一切可利用资源，拿到最佳租赁条件

顾问公司大都深耕房地产市场多年，有很多成功的案例和良好的业主关系，可以保证帮助客户争取到最佳的租赁条件。

转租的风险在于，寻找合适租户耗费的时间不确定。企业如果考虑转租，应首先查阅合同中是否拥有转租权；寻找并筛选潜在租户，这一过程可以聘用顾问借用其丰富的客户资源扩大选择范围，并筛选优质资质企业；明确租金收费；确定合同条款。

若提前解约，租户无需再履行现租约的义务。但应查看合同中是否拥有「提前解约权」，若没有，租户会面临违约赔偿。如何将赔偿金额降到最低，最小化企业的损失？需要结合不同的到期时间，设定不同的方案，并评估每种方案需花费的成本，从而选定性价比最高的方案。企业可以借助CBRE这样专业的顾问代理机构，了解当下市场情况，有效评估业主损失，从而帮助企业选取损失最少的方案。

争取到这些条款，在未来办公室的调整变化中，大大保护企业租户方的权益。

拓宽思路、做好规划、注意细节，专业的行政会一直站在管理服务的前端。

办公室整合，又一考验行政专业能力的重要命题，我们也将一直关注。