采购也是很多行政人必须了解的知识领域,例如办公易耗品采购、差旅管理、餐饮服务、物业服务、定制礼品都涉及到采购的专业内容。


为了更好的帮企业做降本增效工作,采购人的知识经验分享同样值得学习和一观。


所以今天,为大家分享来自公众号「采购狂人」的一篇专访。

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谁的成功之路不是荆棘满地?田姚姚依旧在探索的路上。
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专访丨田姚姚

58集团采购负责人


做采购,是一个不断“打怪升级”的过程。


如何从“青铜”到“王者”实现自身的迭代升级?


田姚姚的职场故事,让我们看到了采购人的自我蜕变、不断进阶和更多的可能性。


她这一路是怎么走来的?




PART.
01

第一关:“新手村”的从零到一



截至到现在入行16年,每服务一家公司,都是田姚姚一次从零到一突破的开启。


 第一次,

 从采购小白到采购全面手。


在湖北读完大学后,她来到北京,进入一家通信行业的生产型上市公司成为一名采购商务,每天做一些采购订单下发、执行、对账付款等基础工作。机缘巧合得到内部转岗的机会,正式开始做一名采购。


这时的她开始正式着手进行基础的采购工作:如寻源比价、商务谈判、合同签署等。因生产型业务的产品相对固定,熟练掌握产品及配件采买后,她觉得似乎没有更多挑战,便常常自问:“以后的职业要怎么发展?”


“一定要做管理。”


那么,管理都该会些什么?需要哪些素质?


她查遍了各招聘平台的JD,只为找到各企业对采购主管或经理的职位要求,快速抓取学习和提升的方向。


“我现在符合其中3条要求,还有5条并不匹配,那我就朝这个方向去做。”学习如何设计采购流程制度,学习如何落地合规管理,学习管理库存……只要是没有接触过的工作,她都会主动参与进去。


就在这一次次对标中,她成长为一个采购全面手;也是在一次次积累中,她的能力逐渐达到了管理职位的要求。这为她以后的职业发展打好了基础。



 第二次,

 采购体系从无到有。


在公司没有体系制度的状况下做采购,是一种怎样的体验?


带着实践管理之路,帮助企业建设流程的目标,她选择加入一家上市企业旗下的全资子公司。


刚进公司,她就发现了一些硬bug:

公司不大,内部的管理也并不完善;

采购、商务等模块的流程无章可循;

员工没有统一的工作语言和标准,只能用“混乱”来形容。


搭流程、写规范、建制度……那就大刀阔斧地翻篇归零从头干!


这段练级之路繁复又漫长,付出的辛苦也未能得到所有理解。在梳理体系和流程的推进过程中,她承受了巨大压力,”几乎每天回家都要哭一场才能稍作排解。”


但是再难,也要咬牙扛过去。


内部配合度低,就多做工作、多磨合,找到共赢点做沟通,争取跨部门协同;

流程不规范,就亲自跑流程,找到卡点,梳理解决;

库存不明晰,就建报表、挂卡账、盘点到物责任到人;

……

一股子韧劲儿支撑着她向前走。


最终,公司采购、商务、库存三个模块体系搭建成型,并做了多次迭代,流程的提效和员工状态的改善成了她这段经历的最好背书。


 第三次,

 采购模块迎来间接采购。


“间接采购有太多的东西需要研究了。”


这是她加入58集团后的感慨。


进入58集团后,她仿佛进入了一个全新的“竞技地图”,切身感受到了“互联网速度”和间接采购的复杂性——物料跨多个行业,迭代速度快,不同的行业标准,市场的瞬息变化,公司业务的调整与发展……采购工作难度呈几何倍增长。


好在之前的从业经历让田姚姚打下了坚实的业务学习基础和抗压能力,也得到了老板“放手去干”的给力支持。


先把自己从“专才”变成“通才”,从办公设备、系统、服务器再到各类服务,接触每一个间采品类,打破各品类知识壁垒并对自己的知识体系查缺补漏;


再从“通才”转变为“专才”,对重点品类深入研究,对各品类的采购难点专门掌握,在明确采购需求和制定采购方案过程中给出专业建议、提出更好的解决方案。


没有间采背景的她,在半年时间内完成了对公司所有间接采购业务的掌握。而这只是个人工作发生变化的一方面,更重要的是从管理到服务的思维变化。



互联网企业的采购物料大都用于公司内部运营,采购的主要服务对象是内部员工,所以要把有需求的部门和员工当做“客户”来看待。“我的面前是58众多员工。仍然以硬性管理的思路组织工作,采购需求就无法得到满足,公司的业务就没办法快速运转。”


她打破采购工作的固有边界,创下“采购满意度”的新打法,从流程管理、交付质量、交付效率、沟通能力等维度让集团内的“客户”为采购部门的工作打分、给出建议意见,形成良好的沟通反馈机制,既提升了团队的服务能力,又赢得了公司员工的信任,打造了良性的工作循环。




PART.
02

第二关:团队“开荒”共同成长



随着58集团的整个业务发展和一些并购case的产生,田姚姚的采购团队由最早的五六个人,发展到现在的几十人。如何带好团队支持整个集团的采购,是她需要重点考虑的另一个问题。


在以标准化、制度化规范团队同学日常工作的基础上,结合集团采购工作的特性,她尝试制定一些新的“战术”,带领团队一起“开荒”练级——


「PM养成计」

——用项目制的方法去工作,先把简单的事情复杂做,未来才能把复杂的事情简单做。


“人人都是项目经理,那么采购也可以。”她要求团队每个人用一个项目经理的思维来要求自己,将自己的工作当做项目来看待;不论大事小事,都能找到落地的更优解,将工作做到极致。


比如采购的基础工作——报表提交,如果简单地完成会有什么价值提升?但如果将其做成一个项目,该怎么入手?会带来怎样的效果?


作为项目经理,需要考虑哪些要素?

涉及的人员是什么情况?

时间节奏怎么把握?交表质量如何管理?

如何做沟通?风险是什么?

最终要达成的目标是什么?

有没有阶段目标要求?

……


在田姚姚“抽丝剥茧”式的项目思路引导下,一个“武林大会”的项目立意应运出炉——将员工进行分组,根据员工交表时间和交表质量等进行打分,根据打分分配武力值,再进行组别武力值PK,最后按季度或年度给予奖励激励。


完成报表提交是一个简单的动作,但一个看似小小的改变,就能让整个部门的效率得到大大的改观——交表的时间和质量有了保障,团队的比拼意识得以激发,这个小小的改变变得一点都不普通。


项目制,不仅改在团队内部运营,更改在了对业务线的支持工作之中。


比如,集团伴手礼平台,从常规的礼品提供,可以打造成为团队成员自营的“礼品店”——


计算每个单品的“销售”时长;总结哪个单品是季度“爆款”;从选品、推品到“销售”,分析每个“爆款”的“成本”与“利润”;如何对现有选品进行优化,为更多“顾客”提供优质的选择……


把简单的事情复杂化,不仅能把工作做到极致,把工作做的有趣,更大的意义是在大大小小的项目中,项目负责人会以项目视角来考虑和解决问题,迭代解法,这为未来迎接更大的挑战,夯实了人员储备这个基石。”


△ “新手通关文牒”,是每一个采购部成员都要经历的,完整记录并复盘自己着手的项目。


“工作一定有可以能做得更好的地方。所以,当员工遭遇一些问题或瓶颈的时候,作为团队leader,是不是能帮他找到一些可以再自己提升的办法?”


为了让团队成员从持续优秀变得更加优秀,她也会“搞点事情”。


比如,根据公司发展战略引入采购BP的思路——


她要求团队成员下沉业务,学习业务线相关知识,调动采购部内部资源,服务业务的专业物料采买,与业务一同来做运营数据的跟进分析和运营策略的调整优化。“我们的目标是为业务创造更大价值,那么就不能只做基础的执行工作,站在团队成员培养的角度上来讲,从利己到双赢、被动到主动的BP的心智模式,和学习、沟通、协作、专业知识等BP核心技能都要有所锻炼和提升。”


又比如采购团队的轮岗制——


她鼓励优秀的成员在其他品类上接受新的挑战,“让Ta坚定地去打破自己的舒适圈,这个对Ta的成长帮助会特别大。”“把人放到合适的位置上”是为公(对组织效率负责),“把人放到未来能提升他竞争力的位置上”是为私(关注员工更长远的职业发展)。


正因如此,她的团队成长速度很快,成为了一只扛打的队伍。


当然,更严峻的挑战还在后面。




PART.
03

第三关:疫情下的千磨万炼



最近两年疫情频发,给她和团队带来了“打怪”的升级。


去年夏天需要采购一批服装,看似完美的双方案遭遇连连变数:第一批的江浙市场,赶上了暴雨、台风,结果延期交付;第二批的北方市场,发货被东北华北疫情隔断、印染碰上了南方大面积限电……这些不可抗力,让项目陷入被动境地。


“说到底还是意识不足”,只能付出更多精力,派专员到工厂驻场的同时调度其他资源,完成交付。


事后,她带领团队做全面复盘,并重新定制特殊时期的采购策略:


  • 按地域划分供应商,并根据历史信息标注各城市疫情和天气情况,总结外部环境对工期的影响;

  • 再按规模划分供应商,明确哪些供应商能够承载公司什么体量的订单;

  • 增加预判性,根据市场社会环境和采购需求制定多个更为精细化的方案,并且实时跟进供应商信息,关注环境变化,以应对供货突发情况。


在接下来的挑战中,他们都会吸取教训,根据市场的不确定性及时调整采购战略,确保订单安全无风险落地。好在,每一次都扛住了考验,顺利“突围”。


△ 带领采购团队进行项目复盘


面对市场和业务的多重变化,她对高阶采购的专业性也有了新的思考——


  • 采购,要做流程定制优化专家。根据不同的环境、业务情况,协助业务制定灵活的流程,在合规的前提下帮助业务快速跑起来。

  • 采购,要做供应商市场分析专家。了解所负责的业务市场情况如何、供应链上游下游的情况如何、行业有哪些特点、价格区间如何等等,为内部业务与外部资源搭桥打好基础。

  • 采购,要做多通路解决方案专家。根据市场多变的情况和业务阶梯发展的情况,前瞻性预判环境,为业务提供多重解决方案。


这是她对自己的要求,也是对团队的要求。





PART.
04

第四关:“决赛圈”的价值探索



采购的价值到底是什么?这是采购行业讨论已久的话题,也是很多从业多年的采购人依旧会困惑的问题。


如果在5年前将这个问题抛给田姚姚,她的回答可能是控制成本、保障质量;

如果是2年前,她可能会跟你谈人效;


而现在,除了降本增效,她的答案则是上升到一个更高的层次:

 深入业务,做好内外链接,和业务一起创造价值。


58集团采购部工作以目标为导向,所以在目标与合规的前提下,有更高的自由度。为了实现采购多元化价值,她带领团队做了很多实践


集团的合同管理还有提升空间?那就联合各业务部门的法务、内控,以及信息化中台部门研发合同管理系统,从合同签署、归档到合同撰写标准化等细节问题都做了流程管理和规范化要求,以防范各种风险。


业务部门的积分商城项目商品管理人力耗费高?那就联合头部电商平台打通系统,商品上架、下架、定价、发货、售后均由供应商完成,减少业务线运营动作,大大提高业务部门的效率。


……


△ 58集团采购部年度总结会


在田姚姚看来,专业的采购不仅仅要接收需求、分析需求、执行需求,更要引导、优化、甚至创造需求,利用手中的供应链资源,做好内部业务与外部市场的链接,与业务一同为公司创造价值,这样采购价值才会凸显更多。


“采购,不能只把自己当做一个后台,而是要把自己从后台拔出来,向前台靠拢,与前台协作,一起去‘打仗’。”


她是这么说的,也是这么做到的。





做事有目标,落地有方法,一切向变化看齐,并且坚韧不拔,这是田姚姚在我们面前展现的优秀专业采购人的特质。


“通关”还在继续,她也做好了准备,迎接未来新的挑战。



- END -



P.s.采购路漫漫其修远兮,结伴且行且珍惜。


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