又是装修季，为此今天重新分享一篇来自资深行政人关于装修采购的投稿。
作者
陆家栋
商汤科技 高级采购经理
装修采购这个品类比较特殊，据笔者和一些同行的交流，装修采购算一个比较专业的采购，很多公司的装修采购要么是行政负责，要么是工程部、地产部负责，由采购部负责的比较少。
装修采购总结主要有以下特点：
1. 专业性比较强。间采采购跨品类之间差别很大。装修这个品类就和做差旅、会议、活动不一样。装修采购方式自有其特点。
2. 采购品类比较多。一个装修项目除了装修外，还有消防、暖通、弱电、AV音视频、家具，如果有食堂还有厨房设备，如果有展厅还有数字内容等采购，内容比较多。
3. 控制预算。装修的预算需要考虑的除了装修成本外，还有过程中可能变更的成本，工程项目原来预算如果是1000万，不注重过程中的控制就可能会变成2000万甚至3000万。所以需要我们有极强的成本意识。
4. 涉及到很多跨部门沟通。比如笔者公司装修主要牵头部门是行政，IT负责弱电，市场部负责展厅，财务负责预算，法务负责合同，内控和内审负责流程审计，如果是政府补贴项目还涉及到GR（公共事务部门），所以很多部门会参与。
5. 流程合规。装修这个品类其实要特别小心，不知道大家是否听到过这样的风言风语：装修采购油水很足，做完这个装修采购捞一票就可以走人了。
为什么会这样的说法？就是因为装修采购是一个复杂的系统工程，不同的设计、不同的材料、不同的工艺，代表的就是不同的价格，工程造价具有一定的模糊性，所以就产生了灰色地带。为了避免这样的争议，我们做装修采购的时候一定要学会好保护自己，确保流程合规。
基于这些特点，那么要怎样才能做好一个装修项目的采购呢？这里分装修前，装修中，装修后三个阶段分享一下我的经验。
1. 老板的心理预期？
一般老板可能不是很懂装修，但是他花了钱肯定还是有些想法的。比如希望装修标准是对标是哪个公司，想装修成学术风格还是科技风格？有什么特殊要求？比如说是否需要做个独立的机房，是否需要食堂等等。
比如我拜访过一个公司，老板特别喜欢健身，所以单独设立了半层的专业健身房。那肯定得提前进行设计规划。
2. 总体预算有多少？
总体预算一般是需要和财务部门申请的，这里特别要关注需考虑全面，不光是装修费用，还有配套的所有家具，弱电，工程管理费用，甚至要预留一定比例的变更费用。
做过装修都知道装修超出预算是常态，所以一开始就要有部分不可预见费用，一般10-20%比较正常。
3. 需求部门有哪些？
一般我们会面临多个需求部门，举例，总牵头是行政部，弱电是IT部门负责，展厅是市场部门负责，预算是财务，合同是法务等。
4. 是否有成本控制岗位？
前几年有个电视剧不知道大家看过没看过，赵又廷和孙俪演的，叫《理想之城》，里面孙俪演的角色就是造价咨询师，也就是成本控制岗位，整天在和材料报价打交道。
那为什么项目需要成本控制岗位呢？装修项目比较特殊，报价科目里 主材、辅材、人工费、措施费一大堆，这个时候一般需要一个专门的成本岗位来核算整体报价，如果公司没有这个岗位的话可以找第三方的审计公司来帮助进行成本控制。
这个岗位对装修项目总体成本的把控很重要。
5. 需要提前进行风控管理吗？
为什么要做风控管理呢？装修不同于搞一场展览或者一场秀，不管花多少钱搞了一场活动，结束后总会拆掉了，花钱贵了也就贵了。
但是装修一直在的，特别是一些大的项目，很容易被怀疑，是不是花钱花贵了？这个时候，如果项目过程里内控全程参与的，从采购招标、施工变更、项目结算都有审计的过程，那采购就会轻松很多。
万一对装修过程有疑问，可以先把审计报告拿出来。所以主动要求内控部门参与全过程才是确保流程合规的重要前提。
我们要了解装修项目的采购分类，一般分为以下几类：
第一类是咨询服务类，包括审计，项目管理，造价审计和监理。
第二类是装修施工类，是最重要的部分，包括了施工总包、消防暖通分包、用电增容等。
专业分包，比如弱电啊，会议室的音视频等，另外也可以考虑重要材料是否要单独采购，比如地毯、隔断、家具等。
这里特别提一下，设计和材料需要和项目定位匹配，这个和成本关系很大，一个国产的地毯和一个进口的地毯差别很大。还有是否有展厅、厨房等。
第三类是设施运营类，PM2.5空气治理、空气检测、直饮水、健身房这些都是和装修直接相关的，需要提前预留点位。
因此采购过程中注意的几点：
1. 供应商评估
选对了供应商几乎可以说成功了一半，选择了错的供应商麻烦会接连不断。选择装修供应商要避免几个陷阱：
一种公司名气很大，各种证照很齐全，过往案例也非常漂亮。但是派出来的项目经理只会读读ppt，没有什么自己的想法，那要小心，这家可能是挂靠的公司。大公司只是一个幌子。
另外一种是施工管理能力比较弱：有些公司在过往的案例里都是作为一个施工方的角色，并没有其他项目管理的角色，让他干什么就干什么，并不能起到一个总包方的管理责任。所以需要在面试过程中，重点考察现场施工管理人员的表现。
第三种是报价很低，远低于正常的市场价格，但是又拿不出像样的案例。这个时候要当心供应商恶意报低价，通过增加变更来盈利。如果内部有成本岗位，或者有造价咨询服务商的话，结合市场的数据看下合理成本是多少，如果价格比合理成本还低了很多就要小心了。
以上三点是我们选择供应商时要注意的内容，我们内部开玩笑，装修项目有点像男女谈朋友到结婚的过程，招标阶段供应商再怎么山盟海誓，到了实际执行阶段还是会本性毕露，到时候装修了一半了你也不可能重新找供应商了。
所以说选择供应商资格准入阶段就很重要，不能只看注册资本，装修证书这些硬指标，还要考核下以往案例、人员经验等软指标，把符合项目的供应商放在一起进行比较。
2. 合同签订时尽量约定清晰
是否是总价包干，如果拖延工期罚则是怎么样的，分包管理费率，结算审计的模式都要约定清晰。如果工程项目比较多的话，建议咱们形成一套自己的合同模板。
3. 注意变更控制
装修变更前面也提过了，几乎是装修必经的一个大考。我听过不少的装修案例，项目做到一半的时候发现预算超支非常严重，这个对项目执行的压力很大。
那如何控制变更呢？提前在设计阶段确保内部充分沟通，考虑清楚各个场所的用途和功能，很多变更其实是在为前期沟通不充分买单，所以尽量减少变化。
4. 配合审计工作
前面也讲过了，针对审计第一时间心态就要调整过来。把审计看做是对自己工作的保障。
不少采购是带着抵触情绪来应付审计，因为本来工作就很忙了，审计一来还要我去翻准备各种资料，盯着你做的不够严谨的地方， 但是事实上有审计环节这个是保护采购职位的必要动作，尽早和审计部门配合，如果有风险及时提示及时排雷。
装修结束后工作的核心点是需要建立一套数据汇总和复盘机制。
1. 完成项目结算
项目结算就是需要把所有项目做个总清算，项目结算一般时间会比较长，这个时候其实装修已经结束了，所以把过程中一些变更金额的确认放在这个阶段，对采购是比较有利的，也不怕供应商撂挑子不干了。所以有的时候可以策略性的将一些过程中的矛盾点，放到结算阶段来谈。
2. 项目复盘
总结下这个项目哪里做得好的，哪里还需要提高，对采购部来说，可以通过案例总结出一些采购策略的问题，比如一些小的项目，通过复盘可以讨论下是否可以多个采购任务合并在一起招标增加效率。比如一些大的项目，某些分包可以拆解自行招标等。
3. 项目数据统计
一个项目结束后会签署不少合同，需要把这些数据统计后形成自己的数据库，两个维度，一个是横向的看单个项目花费多少，从而形成整体单价信息。另外一个维度从纵向来看，可以看看单项分包的价格。
形成的数据包括：平方造价都是多少，不同的办公室类型造价是多少，各个分项的造价都是多少？这些都能指导我们在以后的项目里做一个基准线的参考。
4. 采购策略总结
通过一些历史项目，要对以后的项目提前做一些准备，比如新建办公室是设计施工一体化还是设计和施工分开? 是否有外地的项目，是否需要提前储备资源，后面总体规划如何，是否要安排出一些优先级等。
总结下装修项目成本控制的几个要求：
1. 装修前：提前了解项目信息，包括预算信息，竣工日期，需求部门等。
2. 装修中：注意供应商评估，合同签订尽量约定清晰，过程中注意变更。
装修项目合规控制的几条建议：
1. 摆正心态，积极配合。
2. 第一时间involve内控部门参与讨论，保证透明公开。
3. 过程中内控全程参与
4. 主动要求结算审计。
最后谈下装修品类对采购的收获：
1. 提高职位重要性。
由于采购在整个装修采购中，从项目立项、供应商选择、项目谈判都起到了积极的作用，在内部已经做到了能从采购模块进行整体把控，这能很大程度上提升采购的重要性。
2. 提升跨部门沟通能力
装修项目需要遇到很多配合部门，也能通过项目能锻炼下跨部门沟通能力。
3. 拓展采购渠道
装修项目会拓展很多采购渠道，也会接触很多第一次涉及的项目。这里也推荐大家主动去加点采购群，了解采购信息。
4. 建立合规意识
被审计过一次，才知道提前做合规的重要性，培养长期战略的采购布局。当然，这里也要提一个采购永远的话题，我们作为采购从业者，还是希望自己的职业生涯能够更长点。装修采购金额比较大，可能会有诱惑，但是从长期来看，保证自己声誉也是非常重要的。
以上就是装修品类成本控制和合规预防的一些分享，希望能让采购同学或者从事装修工作的同学对项目的过程有个大概的了解，小心不要踩坑。
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