公文写作是一件让很多行政人头疼却又根本「躲不开」的工作事项。
那如何避免公文写作的坑，掌握它，把它变成工作加分项？
今天我们就来聊一聊。
一 公文写作的常见问题
纪要、公告、命令、通知、意见、通报、函、请示......各类公文各有特点，但写作常见的问题却大致相同，主要是：
1、格式不规范：格式不规范的问题通常指文体、字体、层级不规范等等，譬如把相近的请示、报告、函等文种张冠李戴，排版规格不当、标题符号滥用、标题拟写不当...等等。
2、语法、标点、用词不规范：词序、语序不当，词义混淆，譬如搞不清制定和制订的差别，乱用和、与、或等等。
3、文字冗长，重点不突出：语言重复啰嗦，重要信息淹没在语言中。
4、逻辑混乱表达不清晰：譬如将总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折，写成了总部要求提⾼产品的折扣优惠度，建议从7折提⾼到9折。
如果你的公文重复被打回，可以参照这些雷区来进行审视，是否存在某一问题。
那么写好公文的正确姿势是什么？这里有六条准则可以用来建立写作方向。
1、明确为谁而写：
说到底，你写的公文都是传递给别人以信息的，因此，写文的直接目标有四好：好读、好懂、好记、好执行，所以公文宜短、宜实、宜准、宜平和。
2、掌握公文写作三部曲：
公文写作主要分为三个部分，开头、主体、结尾。
开头要懂得交代发⽂的背景、依据、⽬的，为后⾯叙述主体进⾏铺垫。宜开⻔⻅⼭、简短利落；
主体部分则重在阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。
结尾简短结束，谨慎用字即可。
3、层次分明不重复：
撰写内容时应注意段落之间分界清晰，⼀个段落重点阐述⼀个⽅⾯，提⾏后阐述另⼀个⽅⾯，但各个段落之间必须是围绕⼀个中⼼观点展开论证，也就是⽂章的中⼼思想。另外每个问题只在⽂章中讲述⼀次，且讲透，不在其它地⽅再讲。
4、注意逻辑顺序：
尽量采用直叙法，不要用倒叙和插叙增加理解难度；内容编排上可以参考八先：思想在先，⾏动在后；原因在先，结果在后；综合在先，具体在后；铺垫在前，运⽤在后；⼤事在先，⼩事在后；优点在先，缺点在后；上级在先，下级在后；别⼈在先，⾃⼰在后。
5、注意语法、紧凑连贯、力求简洁：
框架搭好了，细节处的着墨很大程度上决定着一篇公文的质量。不要将日常生活中的表达方式运用到公文中，保证每一句主语、宾语、谓语齐全，尽量用简短的句子，直接表述事由或要求，忌拐弯抹角，忌观点不明确，不要用模棱两可词义不明确的词语。
6、注意格式具体要求：
写完内容，公文的排版规范也很重要。
譬如版头需设置上 “公⽂份数序号”、“秘密等级”和“保密期限”、“紧急程度”、 “发⽂机关标识”、“发⽂字号”、“签发⼈”等内容。
版⾯的设置规范：
天头(上⽩边)为37mm，订⼝(左⽩边)为28mm，版⼼尺⼨为156*225mm。
⽆⻚眉⽆⻚脚
⻚码：普通阿拉伯数字、⻚⾯底端右侧
正文格式通常为：
标题字体：宋体⼆号字加粗
正⽂字体：仿宋_GB2312三号字
段落格式：单倍⾏距，提⾏空两格
⾏数：每⾯排22⾏，每⾏排28个字，并撑满版⼼。
序号的运用：
第⼀层 ⼀、 ⼆、 三 、
第⼆层 （⼀）（⼆）（三）
第三层 1、 2、 3、
第四层 （1） （2） （3）
第五层 ① ② ③
数字的用法：
公⽂标题、引⽤⽂件名中有⽇期的，必须⽤阿拉伯数字；
公⽂最后的落款⽇期必须⽤阿拉伯数字（如：2020年4⽉15⽇）；
正⽂中凡涉及到⽇期、数字等⼀律只能⽤阿拉伯数字。
△格式排版样式示意
参照这些原则撰写的公文，不会太差。
三 常用公文写作要领
掌握公文撰写的大体规则，剩下则是了解撰写各类常用公文时，区别于其他公文的一些要领。
通报多是向下级部门传达信息，一般分为表彰性和批评性通报。
它的结构一般是：
a.标题：事由＋⽂种
b. 主送部⻔
c.正⽂：开头＋主体＋结尾；
要注意内含的几个要素包括：引言，事实，分析处理，号召要求。
△通报示意
通报多是向下级部门传达信息，一般分为表彰性和批评性通报。
它的结构一般是：
a.标题：事由＋⽂种（关于XXX的请⽰）
b.主体：
① 起因
② 事项
③ 提出处理意⻅
c.结尾⽤“妥否，请批⽰”
请示要注意的事项：
① “理由”部分简明扼要
② 主要内容在正⽂中表述
③ 要有倾向性意⻅，且具可操作性
④ ⼀事⼀请⽰、不越级、不多头请⽰、请批对应
⑤ 送往政府部⻔的请⽰要注明联系⼈和联系电话
⑥ 请⽰和报告有本质上的区别
△请示示意
多为向上级汇报工作，反映情况。
它的结构一般是：
a.标题：发⽂机关+事由+⽂种
b.主送机关：有⾪属关系的上级领导机关或上级业务主管部⻔。
c.正⽂：
发⽂缘由：写明报告的意义、背景或根据。
报告事项：
汇报⼯作报告：例⾏⼯作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等；
反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等；
答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。
d.结尾：今后⼯作的意⻅；对事件原因的总结
适⽤于不相⾪属机关之间商洽⼯作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项
它的结构一般是：
a.标题：事由＋⽂种
如：“XX公司关于调⽤办公物资的联系函”
b.函件编号（部⻔+年份+数字 ）
c.正⽂：开头＋主体＋结尾
函的要点：
• 对于同级单位，⼤胆⽤函。
• 根据不同的收⽂单位和要办的事情，采⽤不同的语⽓和结尾⽅式。
• 商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号
（如：贵公司XXXX号函已收悉，现答复如下）。
△函示意
标题：
主要反映会议的性质和范畴。
① 会议名称+会议纪要（例⾏会议）
如:XX公司⽉度总结会会议纪要
① 关于XX问题+会议纪要（专项会议）
如: 关于协调XX公司开业庆典事宜的会议纪要
导言：
主要⽤于概述会议基本情况。其内容 ⼀般包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。
主体部分的几大要点：
① 重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明
扼要。不要把会议纪要写成会议记录。
② 要正确地集中会议的意⻅。没有取得⼀致意⻅的，⼀般不写⼊纪要。会议没讨论的不得写⼊会议纪要。
③ 会议纪要⽤“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。
④ 会议纪要须以第三⼈称的语⽓来拟写。
⑤ 会议纪要没有落款。
△会议纪要示意
通知包括会议性通知、指示性通知、事务性通知、一般性通知等等，是行政撰写最频繁的公文了。
标准写法是：
a.标题:制发机关＋事由＋通知
b.正⽂
• 通知前⾔：即制发通知的理由、⽬的、依据。例如“为了解决×××的问题，经××批准，现将××，具体规定通知如下。
• 通知主体：写出通知事项，分条列项，条⽬分明。
c.结尾（三种写法）
• 意尽⾔⽌，不单写结束语。
• 在前⾔和主体之间，如未⽤“特通知如下”作为过渡
语，结尾可⽤“特此通知”结尾。
• 再次明确主题的段落描写
△标准通知示意
花式通知写法：
移动互联网时代，企业为了拉近和员工的距离，和更好的传递信息，通知不再完全采用过去简单正式的方式，而是采用各种不同的方式进行传递，花样越来越多：
1、图文化：用设计来提升通知的观感，增加可读性，是越来越多的行政都在做的事，图怪兽、创客贴...练成一个设计师。
△转转的春节通知
△京东行政元宵节通知
△58家政行政将通知变成日历形式，有趣也好玩
2、增加互动性：视频、vlog...行政也在用更多让通知变得更生动化，
△南区行政君中秋节通知
△ 网易北京行政春节通知
当然，视频和Vlog的拍摄较麻烦，在通知上做形式行政大部分要依靠设计。
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