后疫情时代，混合办公、AI技术的冲击下，工位早已不再是简单的“桌椅组合”，而是直接影响员工效率、企业成本与组织文化的战略资源。

那么，行政人如何用创新思维重构工位管理呢？今天小知将从三大发展趋势入手，让工位管理激活企业能效！

后疫情时代，越来越多的企业面临“工位闲置与紧缺并存”的矛盾，行政人需要打破“一人一座”的传统思维，通过空间重构实现“流动的工位，固定的归属”，让物理空间随业务需求动态呼吸，那么想要从固定工位到动态共享要进行以下思考：

相信这是很多行政er在工位变革中首先会思考的问题，一般来说外资企业和互联网企业会倾向于做共享，因为他们外勤人员较多且人员流动较为频繁。

当然，也不是说这类企业需要全公司都要做共享工位，毕竟不同部门业务性质都不同。比如研发、财务等部门，绝大多数时间都是在工位上办公的，做成共享工位反而会增加他们的工作难度。

接上一条，接下来要思考的就是哪些部门可以做成共享工位？

很明显，只有在一个部门里工位的使用率较低时才会考虑做成共享工位，那么什么样的部门工位的使用率比较低呢？

这个很简单，行政er可以观察一下哪些部门的人员不常在工位上。一般来说像销售部门、工程实施部门等会成为企业优先选择共享的对象，因为他们外勤比较频繁。

譬如微软对销售和市场员工所在的楼层试试移动办公模式，设置了开放共享工位，每天使用工位需要到达公司后预定使用。智能互动屏可以让工位信息即时显示给员工，随时查看。同时也有助于行政部门更好地进行数据采集以及后续的大数据分析，了解不同员工对于办公空间的使用需求及使用习惯。

*微软办公空间智能预订系统

另外也有很多公司会为出差员工或访客设置一些共享工位，还有一些企业会提前预留共享工位，以应对未来的人员增长。比如科大讯飞为了照顾出差办公的小伙伴，设置了“集团共享工位”，提前输入预定开始时间和结束时间，确认办公位置即可，非常方便。

*图源@飞飞行政 公众号

而这一切都需要行政er提前去收集信息，人员较少的公司可以通过肉眼去观察，如果企业规模较大也可利用一些可视化工具得出结论。

当然还可以利用预约系统，实现工位资源可视化调配，避免资源浪费。比如在科大讯飞，每个工位都有对应的二维码，员工可以通过内部办公软件扫码绑定工位信息。

在软件中的“共享办公”板块中，除了可以绑定与解绑工位，还有预定共享工位、查找同事工位、查找部门办公区域与功能空间（图书馆、会议室、母婴室等）等功能，根据空间导航找到想去的地方。

*图源@飞飞行政 公众号

当然，在设置共享工位时，少不了一些其他的配套设施。比如华为职场（丽泽soho）设置的近300个共享工位配备了升降桌和人体工学椅，满足员工不同的办公习惯。工位上的水墨电子牌，显示有预约二维码和工位的使用情况，对于预约后无人使用的情况，后台也会自动释放位置，以达到资源的合理利用。

与共享工位配套的，还有共享储物柜。方便员工在离开时将物品存入其中，这样就解决了出差员工的储物问题，也无须担心工位被他人物品占用的情况出现，真正实现工位的灵活使用。

传统工位管理依赖人工巡检和Excel统计，经常会出现误差，那么通过智能技术的介入，可以让工位变成“会反馈、能思考”的数据节点，为空间优化提供精准决策依据。

智能工位系统是一种通过物联网、大数据等技术手段对企业工位资源进行数字化管理的系统，能够实时监测工位的使用星空，帮助企业了解工位的使用状态、使用频率、闲置率等信息，从而提高工位利用率和降低空间成本。智能工位系统还可以与其他企业管理系统（如HRM、ERP等）进行集成，提供更加全面的企业数据分析和决策支持。

*智能工位系统示例

智能工位系统一般包括以下功能：

比如小米的内部地图小程序可以一键定位员工工位⬇️

如果想要当面与其他部门同事交流工作，十几层楼的办公区，如何快速找到他？可以参考飞利浦大楼内部系统，其便利的室内导航解决了大型企业多楼层工位找人难的问题。

a.与电源联动

与电源联动时，员工预约工位后，工位电源自动点亮、通电，未进行预约操作的工位，电源则处于初始断电状态；预约工位释放后，工位电源自动断电，节约电力资源。

b.与空调和照明联动

例如在阿里，利用了云AP搭配面板开关、照明控制模块、调光灯等可构成完备的灯控方案，实现对灯光智能管理。配红外探测器、空调网关、FCU空调面板，又可以实现智能温控。最后再开放调节权限给员工，员工通过扫描工位上的二维码，可根据需要来进行灯光和温度的控制。

美的通过扫描工位上的二维码，可以对工位上照明和空调进行按需调节。员工也可以通过APP、Web、工位墨水牌二维码扫码等方式进行工位预定，同时预定信息（预定人、预定时间段等）也会同步在工位墨水牌进行显示。

飞利浦的开放式办公空间与标准工位桌面设置，为员工提供更多的选择，开放之中保持私密，准备私密空间可以随时进行私密沟通及会议，基于员工活动的环境，通过移动化操作打造自由可控的工位工作环境。

c.与电子工牌进行联动

智能工位也可以采用电子工位牌，这样员工就可以扫码操作。比如威思客的智能电子标牌，员工通过扫码即可完成预约、签到、保修、更换座位等操作，并支持NFC实现感应签到。

达实智能所推出的工位系统，可在工位安装墨水屏，墨水屏会显示该位置的号码、是否被人预定等信息。

华为中国区总部丽泽SOHO共享工位上也有水墨电子牌，扫描上面的预约二维码，会显示工位的使用情况，对于预约后无人使用的情况，后台也会自动释放位置，以达到资源的合理利用。

斯坦福研究发现，员工在舒适工位的工作效率提升可达22%，但83%的企业仍停留在“桌椅能用就行”的初级阶段。行政人亟需建立“人体工程学x心理健康”双维度设计体系，将工位成为“幸福生产力”。

比如可以为员工更换人体工学椅，加装显示器支架，让员工坐得更舒服。

*AECOM的Papilio人体工学座椅

*JP Morgan的显示器支撑臂

打造站立办公区，或使用升降桌，让员工随心选择办公姿势。

*保时捷中国总部的升降办公桌

除了传统坐式工位，无限极还设置了单车工位等灵活办公位置，实现员工多样办公需求，为员工打造新鲜的办公体验，并用实际行动帮助员工告别腰酸，以最健康、舒适的方式进行办公。

蝉妈妈&蝉大师行政设置了超多站立办公区、临时讨论区、沙发区、吧台等丰富的灵活办公位置，随时满足员工的脑暴需求，并致力于让员工以最佳状态工作，赋能员工发挥创造力和协作力。

除此之外，还有一些更人性化及个性化的设计，比如阿里考虑到北方同学人均身高更高，工位增加了防踢挡板；考虑到外围同学的隐私，工位增设了防干扰挡板。

为了保证每个工位光线均匀，顶灯统一安装的是六角形的灯，这样无论哪个角度下光照都是均匀的，而六角形的中间是一块吸音板，可以防止噪音。

每个工位也都有二维码，员工可以自助调节各自工位的空调和灯光。让行政头疼的“空调到底调几度？”问题，终于得到了完美解决。

另外，据调研显示拥有个性化工位的员工组织认同感会更高，那么可以在工位管理上保留一些“感性触点”，让工位充满心里归属感。

比如，名创优品非常尊重每一位员工的喜好，鼓励他们打造自己的花样工位，也有超多员工将工位当作自己的第二个家，不断往里增添着自己的“家庭成员”-各种潮玩手办。

腾讯也鼓励员工装扮自己的工位，有把植物园搬到工位的、有一桌全是手办的、有摆放各种调料要做饭的……

工位不仅是工作的物理空间，更是效率与创造力的载体。

希望今天这篇文章可以帮你做好工位管理，并让其成为激活企业能效的有效助力！

*文中图片源于网络及各企业公众平台，侵删

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