Excel用得好，行政工作烦恼少！

说起行政工作实用工具，Excel必定榜上有名。日常统计、工作总结、收集信息派发礼品... 各种工作场景下如何使用excel更高效？

小知整理了4个Excel使用的必备方法，一起来看看吧！

一、一次性打印1000张桌签

首先我们来介绍一个超级简单又实用的功能，只需要三步就能轻松打印1000张桌签（以A4纸为例），行政必备！

 第一步：调整行高行宽 

把名单复制到B列。AB两列同时设置行宽50，按住command（windows系统是ctrl）+shift+↓全选所有表格，统一设置行高为406。

 第二步：调整文字 

选中A列，设置“单元格格式”-“对齐”，调整方向为-90°，同样方法将B列文字方向调整为90°，并设置竖向的框线。同时把AB两列字号调整为100，水平居中。

 第三步：设置打印格式 

在打印预览中，选择A4纸，方向调整为横向。设置居中对齐打印就可以打印啦！（也可以点击页面设置，调整边距：上4下3左4.5右4）

如果你的纸张不是A4纸，只需要相应调整列宽、行高即可。

二、vlookup函数核对信息

vlookup函数的应用范围很广泛，如盘点库存、核对中奖名单、统计出勤名单等都需要用到它。

vlookup函数的功能是根据某一索引值，查找其他地方的某一行的数据。语法是这样的：

=vlookup（查阅值（即根据什么查找），数据区域，区域表里的第几列，FALSE（表示精确查找））

需要注意的是：

我们以年会活动中奖为例，使用vlookup函数在所有员工信息中匹配中奖人的邮寄信息。

这里有两个表格，表1是活动前收集的员工信息，包括姓名、工号、部门、联系方式和收件地址。表2，是活动结束后的中奖人员名单和工号。我们的目的是：把表一中员工的收件地址对应匹配到表二的中奖人姓名中。

首先我们打开表2，在第一个人的姓名后面输入公式，索引值选择工号。姓名有可能重复，但工号不会。

接下来选定要查找的数据表。打开表1，从B列开始框住所有数值。表示：要从这些信息里的某一列进行匹配。（原因参考上文注意事项第三条）

地址在所选表1所有数值的第4列，所以在函数中输入4，最后输入FALSE结束。

一番操作猛如虎之后，第一个工号对应的地址就显示出来啦！往下拉动，所有地址就会显示出来。

如果想继续对应联系方式，可以复制命令，粘贴之后更改命令里的数列数值为4。然后就可以进行注入灵魂的回车、拉动操作，得到匹配好信息的新表2👌 

三、总结必备，动态图表制作

行政工作总结、年度报告演示、年度费用情况分析... 在这种场景下，可以根据条件实时变化的Excel的动态图表你一定要拥有！

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动态图表制作过程有一丢丢复杂，可以照着小知的步骤一步步来哦！

首先我们要准备一份数据表，以这份虚拟的年度行政预算为例：

复选框是动态图表的关键。不同版本和软件所在的位置不同，小知使用的是WPS，在「插入」栏的最右侧。

首先我们在图表中建立复选框控制区，这里将会显示各个复选框的工作状态。

工作状态的显示是要将单元格和复选框之间进行链接的。所以接下来我们点击复选框，点中表中随意位置，出现复选框后更改文本为图标里的变量，比如“总费用支出”。

然后右击复选框中的“□”，点击“设置对象格式”，在“单元格链接中”，点击复选框控制区里的相应单元格位置，小知这里是B2，最后点击确定。

这样就完成了复选框和单元格的链接。依次制作剩下几个变量的复选框即可。

在工作表靠右区域“插入”-“形状”-“矩形”，更改想要的底色并置于最底层。再右击复选框拖动到矩形里。插入“文本”写标题，动态图表的雏形就ok啦！

我们需要在已有数据的基础上另建一个图表，把复选框与已有数据表链接起来。

首先我们将表头和各变量写下来，除月份外，剩下的数据都空着。

然后在1月的总费用支出（即示例的B7单元格）中输入IF函数「=IF(测试条件，真值，假值)」。

“测试条件”是总费用支出复选框所在的状态栏，即示例图中的B2，需要固定整行，所以要在行前插入固定符$，最终“测试条件”是“B$2”；

“真值”是已知图表里的1月总费用支出（即B25单元格）；

假值那里插入函数「NA()」（既返回错误值的意思）。

所以，最终在B7单元格里输入的是：=IF(B$2,B25,NA())。按下回车键，1月费用总支出就显示在新的表格里啦。

选中单元格，鼠标放在单元格右下角变成实心黑色“➕ ”状态时，向右拉动至整行。然后从整行同样向下拉动至整个数据表。

完成以上步骤，我们的动态图表终于、进入尾声了！

在矩形内「插入」「堆积柱状图」，右击选择数据，框住B6~E12部分，调整颜色美化即可。

如果你的数据列表差值很大，部分数据在同一垂直轴里会被掩盖，这里还有一个动态图表大杀器！

在动态图中右击任意柱状图，选择“更改系列图表类型”（如果出现的是“更改图表类型”，就继续选择里面的“组合图”），把数额差值相似的系列选择显示“次坐标”，同时可以将图表类型更改为折线图、面积图等（看你的需要），就可以让变化趋势等图表信息更清晰啦！

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四、数据筛查&高亮标记

行政进出台账、固资管理、采购清单...经常会涉及到两个图表的数据筛查，筛选重复项、检查错误值...

小知要为大家介绍几种超级高效又实用的方法！

不用函数的重复项筛查

选中需要筛查图表里的目标筛查列，按住control键（苹果系统是command键）然后选中原数据表的对比列。

点击“开始”-“条件格式”-“突出显示单元格规则”-“重复值”，在弹出来的对话框里，选择将重复值/唯一值高亮，就可以进行筛查了。

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如果想要删除重复值，可从“数据”-“删除重复项”操作。

删除重复项高亮则直接在“条件格式”中，选择“清除规则”进行。

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迅速高亮单元格并计数

这个功能需要用到一个非常简单的函数：COUNTIF，语言是：=countif(计数范围,计数条件)

为了在搜索中减少输入的字数让过程更便捷，我们要在countif语言基础上固定“计数条件”里的行和列（在行列前分别加$），并在后边连接通配符“*”(&"*")，表示“以此计数条件开头的任意字符”。

这样我们查找“金牛座”的时候只输入“金”就可以了。

以员工信息表里的星座为例，我们的目标是迅速查找目标星座一共有几个，以及分别是谁。

 第一步：实现计数功能 

在结果显示栏中输入COUNTIF语言：=countif(计数范围,计数条件单元格$列$行&“*”），按下“回车”。

 第二步：我们实现高亮功能 

选中所有星座范围，在“开始”里的“条件格式”-“新建规则”-“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入countif公式。

注意：这里输入的计数范围是整体查找范围中的第一个单元格，并且要删除固定符。所以在案例中，最后输入的结果是

=COUNTIF(F3,$H$3&"*")

最后“设置格式”，更改填充颜色和字体颜色，点击确定。

大功告成！

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熟练掌握以上方法，光收藏并转发可不行，更需要实操练习哦！

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