据说，行政“炫富”的最高境界就是说自己企业有供应商库。有了它，行政人员的工作效率几乎可以翻倍！尤其在采购事项上，原本需要一整天的工作在供应商库的支持下可能只需1小时就能完成。

但实际情况是，很多企业或许并没有一个完备的供应商库可供使用。

这就要求身为行政er的你们，掌握搭建、管理供应商库的能力！不仅是对日常工作效率的有力支持，也是为自己的能力与履历加分的亮点。

行政供应商库该如何建立？建立之后又该如何去管理呢？小知来为大家提供一些思路～

首先，我们来分享供应商库的建立方法。有法可循的我们才能更迅速的建立起适合我们的供应商库。

在建立的时候要把握以下三个要点：

搭建供应库首先需要进行行政采购的供应商分类，主要包括：

在完成合作供应商大体分类后，我们还可以根据以上类别再进行细化分类，并进行整理。

比如根据与供应商的合作的程度深浅，将以上七大类中划分的供应商再进行细分：

到这一步，行政采购供应商库就初步搭建完成了。在实际应用时，可以先从大分类中找出适合自己采购合作的供应商，再参考与供应商合作的程度来进行下一步的选择，这样在减少失误的同时还能大大提高工作效率。

无论行政与哪一类供应商合作，都绕不开对供应商相关资格的审查，这就要求我们对供应商的准入条件进行合理的设置。

合格的供应商必须具备以下条件：

A.企业基本资料完善

包括企业营业执照，银行开户许可证，一般纳税人证书等。这些证件审核时需要注意的有以下几个点：

* 供应商自查表

B.行业必备的认证

不同合作方需要的资质、认证不同，如装修公司需要通过ISO14001环境管理体系认证、食品制作公司需要通过ISO22000食品安全管理体系认证等。

C.签约合同、协议条款

无论跟哪些供应商合作，都应该签订合同、协议条款等，为合作的顺利进行提供相应的保障。

D.价格资料

要求供应商提供采购物品历年的执行价格，可以对采购的价格起到有效的参照作用。

E.供应商年度评估

对供应商的财务状况，公司状况等的评估文件，可以据此对供应商的综合能力进行初步评估。

对供应商的合作审核一定要严格按照准入条件，这是我们建立供应商库的关键一环，审查疏漏会影响整个供应商库的质量，为我们的后期工作埋下不必要的隐患。

不同规模的采购项目，审核方式不一。小金额采购，可通过电子资质文件核查和线上核查，或者对供应商进行现场考察（生产能力、质量保障、交付周期等）；大金额采购则建议公司法务部门和相关专家介入，进行专业的核查。

* 质量管理-评估量表

采购管理系统的运用，让企业能够实现从供应商、采购需求申请、采购计划、采购招投标到合同签订、采购订单、对账付款的全程数字化管理。

企业的物资供应信息管理离不开采购管理系统，目前应用比较广泛的有金蝶、用友、致远、泛微等。企业可以根据自己的采购需求，综合比对各大采购管理系统的购置成本、功能模块以及推行难度等，进行最佳选择。

比如联想采用的是Ariba 系统进行供应商协同，所有的采购流程在系统可见，可以为企业做合规性管控。

*图片来源于文章：行政人如何做好供应商管理？丨活动干货分享

搭建好供应商库并不是结束，还需要进行相应的管理工作。

供应商库的管理需要涵盖以下三个方面：

1、绩效管理

季度或年度等固定周期的绩效管理是督促长期合作供应商的一个最佳方式。

供应商的绩效考核指标，有这8个给大家做参考：产品质量指标、交货期指标、交货量指标、工作质量、价格、进货费用水平、信用度、配合度。

具体如何设置，可根据自己企业的需求来制定。比如搜狐对供应商的考核标准，是从时效性、性价比、规范化、服务能力、支持力度、应急能力等方面进行的。

*图片来源于文章：走进搜狐：如何有效进行差旅管理？

对供应商的绩效管理，一方面可以审核供应商执行合约的程度，如果出现偏差，可以及时进行调整，避免出现供货问题；另一方面也为企业后续供应商的选择与淘汰以及供应商采购的分配额度提供参照。

2、培养管理

持续不断地获得高质量、低价格、及时交付的产品和超越期望的服务，是行政采购的终极目标，而这一目标的实现，要致力于对供应商的培养管理。

对供应商的培养管理，首先要正确认识供应商在我们工作中发挥的基础作用，平等对待供应商，主动维护供应商的利益（给予合理的利润率，不随意更改服务要求）。

其次，要充分认识打造优秀而忠诚的供应商对企业发展的重要性，以战略合作的高度对供应商进行选择、评价和管理，对供应商管理与帮助并行，譬如为供应商提供培训、交流的机会，甚至个人职业发展、公司业务发展的机会，激励供应商成长，这不仅仅粘合了与供应商的关系，同时这些培训和交流的成果也会反哺到合作中来，实现双方共赢。

第三，要有适当的文化输出，传达我方的文化导向。譬如帮助供应商在面对合同条文无法涵盖的具体工作时，输出以解决问题为文化导向的合作理念，这样才能不断提升供应商的忠诚度，长此以往，才能获得高性价比的产品以及高期望的服务。

3、供应商库的补充

随着企业的发展，业务线的不断扩充，供应商库的规模也要随之不断补充新增。途径可以有如下几点：

行政供应商库的建立以及管理是一个庞大的工程，在执行的过程中要小心加小心，才能为后期工作助力，而不是给自己挖坑。

 1、选择供应商应遵循「合适」原则 

选择供应商时，应根据企业的采购需求，综合各项指标（质量，价格，供货期等），选择合适的。而不能一味追求最低价的或者坚持选最出色的，因为价格低了质量难以保障，而最优秀的又未必符合企业的采购成本）。所以选择适合自己公司的才是最好的。

可以对企业性质、所属行业、发展阶段、文化特点、员工特点、发展对标等方面进行分析和总结，进而找到适合自己的供应商。比如联想在供应商入库后，会根据采购项特点采用询比价、综合评估、直接谈判、技术分析等方法来择选。

*图片来源于文章：行政人如何做好供应商管理？丨活动干货分享

 2、选择供应商要审核其发展潜力 

与供应商的合作不是一锤子买卖，要选择可长期合作的。如果只合作了一次供应商方面就出现大问题无法供货或继续提供支持，行政人就得继续寻找新的供货商、已购产品的售后服务也得不到保障。

 3、与供应商建立良好的互助关系 

虽然企业作为采购方，有甲方优势，但是如果以甲方优势横行于供应商之间提出各种无理要求，恐怕没多久就会遭遇集体抵制，且不说供应商的忠诚度消失殆尽，连后续的采购或许都成了问题。与供应商建立良好的互助关系，才能获得共赢。

 4、行政采购时要进行风险预判和规避 

风险预判和规避也是重要的步骤，可以通过对供应商分级、项目分级、合同审核、制定内控手册细则标准等规范化采购流程，对采购的重要环节、涉及的重要人员、风险爆发的重要领域等进行重点关注，进行风险预判和相应的风险规避。

*图片来源于文章：行政人如何做好供应商管理？丨活动干货分享

供应商库的建立和管理，是一件任重而道远的事情。做好了，它能成为行政人的有力支持；做不好，不仅有可能反向拖慢工作效率，还可能严重影响工作效果。选择一家不靠谱供应商的痛，相信在座各位一定懂...

所以为了让大家的搭建管理过程更顺利，小知为大家准备了一些资料包以供参考，后台回复关键词「供应商管理」即可领取～

年末到来，企业供应商筛选和大宗采购囤货又要开始进行啦！搭建供应商系统是一件长战线事项，还没有建立起系统的行政er要怎么办？

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最后，欢迎留言分享你关于供应商管理的故事，与大家一起交流经验。

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