每每提及行政数据，大家会冒出非常多的困惑：

行政还要分析什么数据？

不知道从哪里获取这些数据怎么办？

要用什么样的工具呢？

分析行政数据的方法论和框架是怎样的？

大部分的手上数据分析都流于记录与汇总这个形式是对的还是流于表面了？

如何用数据支持行政决策，搭建行政的数据分析体系需要注意些什么？

不同行业、不同企业在实际分析中也都各有偏好，今天我们就讨论其中一种思路供小伙伴们参考。

一、数据采集需要“从新”开始

一说到采集，很多小伙伴都会先入为主，认为数据就是收集各种表格、各种数字，例如excel报表、年度报告。
 

但这是一个有偏差的开始，采集数据不等于翻看历史数据，我们需要做到既有过去，也要有现在。
 

可以尝试分两个模块“从新开始”，历史数据作为辅助review。

○各项基础数据信息：如办公空间数量、租金、面积、城市分布点，配套功能区数量，会议室数量，固定资产数据、设施设备检修数据等等
 

○运营状态数据信息：如员工工位数量、空置率，水电网月度、季度、年度消费曲线，固定资产闲置率，办公低值易耗品数据，员工食堂的投诉、菜品更新频率，班车数量及班次数据、员工团建活动频次及相关数据等等

示意图来自：知行行政伙伴分享

这两类信息，还可以根据行政工作模块进行更详细的划分为：

1.业务类数据：比如总体服务中工卡办理、员工资产设备派发、IT耗材领取、办公用品发放、员工食堂人均消费金额与接待量、茶水间咖啡消耗数据、快递邮件收发数据等等

2.费用类数据：租金支出、活动支出、低值易耗支出、网络支出、固资采买支出等等

3.空间类数据：办公区面积、租金与物业费、工位个数、在职人员数、工位空置率等等

4.能源类数据：水电能源方面的使用量与费用支出等等

作为对行政日常服务的各项基础信息和运营状态的归纳，数据采集与信息统计是行政提高运行效率的关键手段，有了基础信息基础，接下来我们需要识别其中的有效数据，建立行政数据洞察维度。

二、行政数据指标体系都有哪些关键性重点？
 

数据采集对行政伙伴来说是一件相对容易的事，所以在搭建行政数据指标体系时，问题大多集中在框架关注重点上。

那么，行政应该重点关注的数据指标有哪些？

TIPS

1.行政成本投入产出比指标：反映企业在行政成本上的投入与产出效率，比如大型企业工程项目投建、内部OA平台开发等等行政类项目在投入产出价值上的评估。

2.空间利用率：关注办公室的空间利用率，可以合理的运营办公室空闲面积，使闲置空间能够容纳更多的员工或得到其他方式的有效利用。

3.工位空置率：根据HeadCount设置工位空置率预警值，从容解决员工激增骤减的问题。

4.固定资产折旧率：折旧作为企业的一项经营费用或管理费用，其大小直接影响到企业的当期损益，进而影响到企业的当期应纳税所得额，与企业财务税收筹划息息相关，所以行政伙伴需要额外留心。

5.能源数据异常：比如水费的异常峰值，一般会有对应的设施设备故障，比如水管爆裂、卫生间漏水等等突发事件。

示意图来自：知行行政伙伴分享

除此之外，各家企业的关注点也都会根据业务需求而不同，比如传统工业，行政会将重点放在工厂园区和大量的固资管理上，创业公司可能会将重点放在办公室基础数据和团建建设指标上。
 

识别有效数据，根据企业现状、行政关注重点、员工行为建立多个洞察维度，才能最终得出对企业有效的数据分析架构。

三、用一份“行政数据分析报告”驱动管理层决策

有了数据沉淀，设计了适合自己企业的行政数据框架，这时候就该定期向企业汇报情况了。

制作“行政数据分析报告”，可以从下面四个步骤进行：

1.了解目前企业面临问题；

2.决定解决这个问题所需要收集的数据；

3.设立数据标准，保证一致性；

4.创建行政与各业务部门的自助数据汇总平台；

5.共享数据报告，给出解决方案

示意图来自：软通动力

从办公空间各维度提升员工体验到利用行政专业能力支持业务部门，各家行政战略和转型的核心都离不开数据驱动决策。

以大量的员工数据决策能力为基础，将行政杂而多的事务性工作转变成有效工作价值。通过数据分析增加企业内部运营效率，是未来行政的重要竞争力。

最后

无论是传统行业企业升级或互联网企业的快速发展，对行政的专业要求将会越来越高。
 

数据分析能力成为了目前行政群体的新挑战，行政管理者再也不能仅仅依靠直觉或感觉来做决定。

用数据说话，做专业的行政，不仅是趋势，也是未来。

-END-