「没有做过装修的行政是不完整的」。
办公室装修对于行政人来说，可谓是职场生涯的必修课。装修成果直接影响办公环境的好坏，无论是老板还是员工、客户都能直观感受，对于行政而言绝对是一项高要求的工作。
对接如此多方的公装项目，如何管？
低坪效的空间布局如何优化？
装修的那些坑，怎样提前做好规避？
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为了解答这些问题，第5季知行最前沿走进wework（上东公园里），邀请作业盒子行政总监李艳、indeco领筑智造北京公司副总经理祖靖、仲量联行微软项目亚太区项目及COE高级经理韩文捷等嘉宾从装修项目的整体管控、解决低坪效空间设计布局、提升设施设备使用效率等不同维度分享了相关的装修与项目管理经验。
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装修管理的三大板块如何管？
装修项目看似纷乱如麻，实际上行政负责管理的主要分为三大板块——工期、费用、质量，对应各个板块，行政如何能提前规避容易掉的坑？
作业盒子行政总监李艳分享了多年职场装修总结的宝贵经验。
a. 装修工期管控
影响工期的主要因素有三大类：物业的要求、供应商的配合以及一些特殊影响等。
相应的行政可以采取的应对措施是：
◎针对物业预协调到位：多途径了解物业要求，提前预设应对方案；
◎对供应商监管必须严格：
设计时要现场复核图纸，避免现场问题导致的图纸修改；
多种专业交汇对于行政来说，管理难度大，效果也不一定好，建议确定总管理方去协调所有厂商进度，针对性追责；
按照工程进度表进行过程管控，严格按照进度进行监督，出现延期亦追责到位；
多厂商协调要定期会议沟通各自进度情况；
为了引起供应商重视，合同约定要严格，对时间约定定死，制定违约金额，保证工程如期交付；
◎规避特殊时段：需要行政对这类因素有预设，实在无法延期时则可进行多方沟通，看能否通过加人赶工完成。
b. 装修费用管控
和费用相关的报价和增项最容易埋坑，行政应格外注意：
◎谨防工程报价最低是否因为其漏项多、选择的品牌不一样，报价格式不一样等等；
◎单独报价中未包含的项目譬如需要多供应商交叉合作的地方，弱电不做机柜电源、空调不做管等，以及现场发现问题设计方进行调整，来自上级的改动需求等因素是最容易引发增项费用的地方。
为了避免上述问题的出现，行政最好：
◎使用同样的表格进行比价，使用同一工程量/品牌产品/单位；比价时要检查有无遗漏项目；有交叉工种时必须提前告知工程量和项目一并报价；合同签订为包死价，即除甲方增项外不得额外增加费用。
◎所有增项一定要明确责任方；先报价/报工程量后执行，并且一定要双方签字认可；
c.装修质量管控
质量管控则分别从四方面进行把控：
◎图纸：施工图纸定稿前一定要看，核对每一项尺寸，施工弹线时要再次现场复核，避免因图纸所造成的错误和返修，另外，效果图是最终审核的依据，无论中间有什么变动，你的要求是达到效果图的标准。
◎现场验收：施工细节有规范要求，按要求执行，而隐蔽工程封闭前一定要验收，可见部分按验收要求，严格执行。
◎对比：施工期所有材质需封样备存，施工中要检查进料，各个施工完工节点要对比封样材料，降低供应商以次充好换料行为。
◎实用：现场监督时要控制实用性！如开关的位置，如分控的开关数量等等。
除了以上这些措施，李艳还谈到，由于涉及各方的专业性实在是太多，为了避免失误，也为了好验收通过，建议行政可以借助所在楼宇物业的力量——他们有更多专业人士，可以多多请教他们。
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如何改善低坪效的空间设计？
对于负责优化企业坪效比的行政来说，懂得什么样的空间布局是最佳方式可谓也是一项重要技能。为此帮助大家更深入了解高效合理的空间布局之道，inDeco领筑智造北京公司副总经理祖靖采用了案例解析的方式。
◎企业需求背景：某公司，总部在南方，北京设立分公司，销售类型企业，场地面积600平；
◎空间需求如下：
◎初版方案：
虽然该方案整体满足了甲方所提的几项需求，但纵观方案来说，存在一些不足：
前台区域总面积太小，不足以展示企业形象；
打印机所放位置距离办公区较远；
茶水间的设置让主通道狭窄；
会议室的位置不合理且不规则；弧形办公室使用率低；
留给销售的工位长期无人处于空置状态对公司氛围造成影响...
◎优化方案：
在深入调研企业特点，基于企业对形象展示的需求、销售对工位的需求时间有限等需求了解之上，inDeco给出了优化方案。
1、在有限的空间内增加企业的形象展示
前台合并了背后会议室的面积，整体空间更多更开阔宽敞，同时根据企业的展示需求，设计了产品展示区，方便访客在等候时间可深入了解企业。
2、同一空间不同使用
销售的性质决定了他们对工位需求时间短且灵活移动，为他们单独设立工位对于坪效来说，是极为浪费的，因而好的方法是赋予同一空间更多使用场景，内部接待区的设置既满足销售的临时办公需求，还方便员工与客户更私密的商谈，作为午餐区、公司内部活动区域等。
3、细节优化
常用工作区和非常用工作区被进行了隐形划分，动静分区保证办公效率；打印机的位置调整靠近了办公区，同时为避免粉尘污染，单独设立房间；弧形区设为开放景观区，给员工最好的风景；四个办公室被平均划分，避免因职级产生的挑选问题；通过这些细节，整体优化了空间舒适度。
综上而言，对空间进行合理布局的「要点」在于深入调研企业需求，赋予部分空间多个使用功能，增加场地的舒适性和实用性。
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提升设施设备的使用效率，从设计装修开始
效率，是单位时间的产出比标准，当以追求设备设施的全生命周期为目标。由于设计失误导致的二次改造即费时又费力。所以，设施设备的管理经验和设计理念在设计初期是非常重要的。
如今的办公场所，更担负着企业文化的使命。在装修之前，行政人需要根据企业的文化气质和战略部署，做到意识先行，将节能、舒适度目标融入其中。
那么从哪些步骤进行分解，能达到提升设施设备的效率目标呢？仲量联行微软项目亚太区项目及COE高级经理韩文婕分享了她的经验。
◎灵活多变地实现公司目标
公司在发展，行政提供的服务需要有预见性，如何快速且用最小化成本来应对不断变化的需求，建议可通过三条通道。
1、标准化
行政在装修时，管理供应商可能不是最难的，最难是管理各个部门的不同需求，沟通成本高且不可控。她的方式是依据公司战略，将需求标准化，提交管理层形成公司规定和流程，项目后续皆可有法可依，从而大量减少重复或无效的沟通成本。
2、模块化
让你的办公室变成乐高积木，更多地考虑采购标准产品，尤其考虑可使空间进行快速组合及复制的产品，可以更好的满足企业不断变化的需求。
3、流动性
伴随企业变化，人员的变化、部门的拆分合并很多，因而在空间设计上，需要「留白」来应对变化。同时，设计的动线更应该符合人体舒适度的要求。
◎尊重员工需求，关注员工体验
为员工营造舒适的环境体验，行政要关注空气、水、光、舒适四个维度。
员工需求有时会和公司管理目标相左，行政应注重沟通，拿出真诚的态度对待每一个员工需求。
譬如对于PM2.5管理的问题，员工会认为有净化器就足够了，但其实密封窗户也很重要，员工可能不理解，这就需要行政去沟通和宣传。
很多现在我们还没有遇到的问题，也应该有意识的去关注。比如对残疾人的关爱、灯光对员工工作的影响、日常饮用水的便利性、员工对体感温度的舒适度需求等等。
◎设施设备的可持续运营
设施设备管理所涉及的专业性极强，对于大多数行政来说，管理的重点在于节水、节电、废物管理、茶水间管理、打印管理上，那么装修设计时，对这些要点的设计也要考虑周全。
譬如上海的垃圾分类开始执行以后，废弃物管理的成本直接上升。如何有效的管理员工行为，倡议员工共同参与到环保行动中来，就需要行政人拿出智慧来，更合理的布置集中分类垃圾桶的位置，而不能只简单粗暴的取缔工位垃圾桶，从而引起员工反感。
茶水间是公司人流最大的地方，也是行政人的会客室。这里会不断增减设备设施，例如咖啡机、微波炉、消毒柜、暖箱、冰箱等，所以既要大，也要宜居。有一面大大的通告墙，可以方便企业内部的信息传播和宣导。
◎科技是不容忽视的加速器
服务平台、大数据、人工智能的运用对效率的提升是毋庸置疑的。但相对的，它的投入也大，所以你需要有一份详尽的投入产出比报告来说服老板。
「提升效率，是充分体现行政智慧的地方，在标准化的基础上，考虑怎么能做出一些不一样的精彩来，是行政人的加分题」。
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三位大咖的分享之中，我们窥见了装修管理——行政的职场必修课里所藏着的专业内容和价值，值得我们继续发掘和学习。
所以没能亲临现场的小伙伴们，欢迎下次来和我们一起探讨~
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